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確定申告が終わった今こそ、今年の業務を振り返るよいタイミングです。来年の確定申告を少しでも楽にするために、今やっておきたいことを紹介します。
こんにちは。株式会社ネクストフェイズのヒガシカワです。
確定申告が終わり、ようやく一段落という税理士の方も多いのではないでしょうか。
確定申告の時期は、資料の回収、入力業務、申告書の作成、顧問先からの問い合わせ対応など、どうしても業務が集中します。
そして確定申告が終わると、多くの税理士が同じことを感じます。
今年もなんとか乗り切った…
資料がもう少し早く集まれば助かるのに…
来年はもう少し効率化して、生産性を上げながら、楽にできないだろうか…
そこで今回は、来年の確定申告を少しでも楽にするために、税理士が今やっておきたいことを3つご紹介します。
1 今年の確定申告業務を振り返る
まずやっておきたいのが、今年の確定申告業務の振り返りです。
確定申告の忙しさそのものは避けにくいものですが、事務所によって忙しさの度合いに差があるのも事実です。毎年比較的余裕をもって進められる事務所もあれば、期限ぎりぎりまで業務に追われてしまう事務所もあります。
その違いは、日々の業務の進め方の違いから生まれている場合が少なくありません。
確定申告の最中は目の前の業務を処理することで精一杯になり、業務の流れそのものを見直す余裕はなかなかありません。しかし確定申告が終わった直後なら、今年の状況を落ち着いて振り返ることができるでしょう。
振り返る際には、まず「業務がどこで滞っていたのか」を確認してみるとよいでしょう。
顧問先から資料が届く時期
たとえば顧問先からの資料はどの時期に集まり始めていたのか、特定の時期に業務が集中していなかったかといった点です。
もし一部の期間に業務が集中していたのなら、資料提出の時期や案内の方法を見直すことで、来年は業務の集中を緩和できる可能性があります。
事務所内の業務分担
また、事務所内の業務分担についても振り返ってみる価値があります。特定の業務が特定のスタッフに集中してしまうと、その部分がボトルネックになりやすくなります。
入力作業やチェック作業、顧問先とのやり取りなど、どの業務に時間がかかっていたのかを確認しておくことで、来年の業務配分を見直す材料になります。
顧問先ごとの対応時間
さらに、顧問先ごとの対応時間にも目を向けてみると、改善のヒントが見つかることがあります。
特定の顧問先で資料の不足や追加確認が多く発生していた場合、資料の案内方法や提出方法を見直すことで、来年の作業負担を軽くできることがあります。
まずは今年の状況を振り返り、どこに時間がかかっていたのかを確認しておくことが、来年の確定申告を少し楽にするための第一歩になります。
2 顧問先との情報共有のタイミングを見直す
次に見直しておきたいのが、顧問先との情報共有のタイミングです。
確定申告が忙しくなる理由として、税制改正や申告件数の多さがよく挙げられます。しかし実務を振り返ってみると、忙しさの大きな原因は別のところにあります。それが、顧問先からの資料提出のタイミングです。
資料が届く時期によって、業務の集中度合いは大きく変わります。たとえば2月後半になってから資料が集まり始めたり、申告期限が近づいてから提出されるケースが多いと、業務はどうしても後半に集中します。
さらに必要な資料がそろわず追加確認が何度も発生すると、そのやり取りだけでも多くの時間を取られてしまいます。
こうした状況は、顧問先が協力的でないケースも（おそらく多々）あるでしょう。しかし「いつまでに何を提出すればよいのか」が十分に伝わっていないことが、送付遅延の原因になっている場合も少なくありません。
顧問先にとって確定申告は、年に一度の手続きです。必要な資料や提出のタイミングを毎年正確に覚えているとは限りません。
そのため確定申告の直前になってから資料の案内をするのではなく、早い段階で必要な情報を伝えておくことが重要。たとえば年末の段階で翌年の確定申告に必要な資料を案内しておくだけでも、資料の集まり方は変わることがあります。
ある税理士から、こんな声を聞いています。ひとつの例として参考にしてみてください。
自分の事務所の場合、書類提出のお知らせ時期は一斉には行いません。
各顧客の例年の提出時期を鑑みて、いつも遅れがちなところへは「1月後半」に出します。
全体としては、遅くても2月初旬にはお知らせを終えています
ポイント！資料提出時期を「お願い」にしない
さらに効果的なのは、資料提出について「お願い」ではなく、「ルール」として決めておくことです。
「できるだけ早めに提出してください」と伝えるだけでは、提出時期はなかなか変わりません。顧問先としては、多少遅れても税理士が最終的には対応してくれると考えてしまうことが多いからです。
そのため、たとえば「○月○日までに必要な資料がそろわない場合は、確定申告書の作成をお受けできない可能性があります」といった形で、提出期限とその後の扱いをあらかじめ伝えておく方法があります。
「○月○日を過ぎたら追加料金」方式
これも上で挙げたA税理士からの話です。こちらも参考になれば、ぜひ。
ウチではないのですが、「書類の提出が○月○日を過ぎた場合（たとえば2月いっぱい）、料金加算になる場合があります」という方式を採っている事務所を見かけます
料金を見たところ「通常の1.5倍」、または強気の事務所だと「2倍」を設定しています
これがけっこう有効なようです。とくに毎年のように申告期限ギリギリに送ってくる事業者が、このお知らせを送ると期日に間に合わせてくるのだとか。といっても前日とかですが…。それでも助かりますよね
資料到着が期限を過ぎると、「お受けしない」「追加料金」などのルールを明確にしておくことで、顧問先も確定申告の準備を後回しにしにくくなります。
すべての顧問先が期限を守るわけではありませんが、早めに資料を提出してくれる顧問先が増えるだけでも、業務の集中を防ぎやすくなるでしょう。
3 顧問先とのつきあい方を見直す
見直しておきたい3点目が、顧問先とのつきあい方です。
確定申告業務の負担は、すべての顧問先に均等にかかるわけではありません。実務を振り返ってみると、一部の顧問先への対応に集中して多くの時間を取られていることがあります。
たとえば資料の提出が毎年遅れがちな顧問先、また必要な資料がそろわず追加確認が何度も発生する顧問先です。さらに確定申告の時期になると問い合わせが増え、その対応に多くの時間を取られてしまう顧問先も…。こうした顧問先が数件あるだけで、確定申告業務の負担は大きく増えてしまいます。
そのため確定申告が終わったこのタイミングで、顧問先ごとの対応状況を振り返ってみることも大切です。資料の提出状況や問い合わせ対応の回数などを確認してみると、どの顧問先に多くの時間がかかっているのかが見えてくることがあります。
もちろん顧問先ごとに事情があるため、すぐに取引を見直す必要があるとは限りません。しかし、こうした状況が毎年繰り返されている場合には、顧問先とのつきあい方そのものを見直すことも必要になります。
たとえば資料提出のルールを明確にする、業務範囲を整理する、業務量に応じて顧問料を見直すといった方法があります。
それでも改善が難しい場合には、取引を終了するという判断も一つの選択肢でしょう。事務所としてどのような顧問先と付き合っていくのかを考えることは、業務の安定、さらに雇用している従業員の定着にもつながります。
この時期に少しだけでも手を打っておくと、来年の確定申告の負担を減らすことにつながります。ぜひ上記3点をチェックしてみてください。
確定申告時期に税理士が忙しくなる税務「以外」の理由
確定申告の時期には、顧問先から税務以外の相談を受けることも少なくありません。たとえば、以下のような相談です。
- 今年の利益だと、税金はいくらになりますか
- このままだと、資金繰りは大丈夫でしょうか
- 設備投資を考えているのですが、融資は受けられそうですか
確定申告が終わると、顧問先は自社の決算内容をあらためて確認することになります。そのため、このタイミングで資金繰りや借入について相談される場面も少なくありません。
こうした相談に対応できるようになると、顧問先との信頼関係が深まるだけでなく、税理士としての役割も広がります。
一方で、融資の支援方法、また金融機関とのつきあい方については、体系的に学ぶ機会はあまり多くありません。
- 金融機関は決算書のどこを見ているのか
- 融資の可否判断はどのように行われているのか
- 顧問先から資金調達の相談を受けたときに何を確認すればよいのか
こうした点を理解しておくと、顧問先からの相談により実務的に対応できるようになります。
顧問先からこうした相談を受ける機会が多い士業・コンサルタントに向けて、融資支援の実務を解説する「融資支援ノウハウ習得セミナー」を開催しています。「どんなものか、全体像を見てみたい」とお考えでしたら、ぜひ、下記のページをご覧ください。
※顧問先の融資に関する個別質問などにもその場でお答えします
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