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士業の名刺管理方法と活用方法

どんどん増える名刺、どう「管理」して、どう「活用」していますか?

こんにちは。株式会社ネクストフェイズのヒガシカワです。

ここしばらく、士業の資格試験の合格発表が続きましたね。一部ですが、ネクストフェイズに縁の深い資格をピックアップしてみましょう。(もちろん下記以外の資格についても、多くの合格発表があったことでしょう)

合格したみなさん、おめでとうございます。また、合格しなかったみなさんも、次回こそぜひ力を発揮してください。私も中小企業診断士を取得するまで、たいへん苦労しました。あきらめず勉強を続ければ、きっと道は開けます。

2020年12月18日(金) 税理士
2021年1月5日(火) 中小企業診断士
2021年1月27日(水) 行政書士
2021年2月1日(月) 司法書士
2021年2月16日(火) 公認会計士

 
さて合格者のなかには、独立開業を考え始めた方も少なくないでしょう。

独立開業すると、どんどん増えていくのが名刺。この管理方法と、顧客獲得への活用方法、私の例をお話ししましょう。

※以下は、中小企業診断士向け業界誌『企業診断』2021年2月号に寄稿したものに加筆・修正し、同編集部の許可を得て掲載しています。
 

名刺を「活用」する発想がなかった独立当初

資金調達コンサルタントとして2003年に独立し、2021年の今年で18年。今まで1万名以上と名刺交換をしてきました。いただいた名刺を活用することで、顧客獲得のスピードが上がったと思います。が、独立当初は「活用」する発想すらありませんでした。

なんとか顧客獲得につながらないかと、よく人に会いに行っていた当時。異業種交流会や経営者勉強会への参加、知り合いから紹介のあった経営者への訪問など、実に多くの名刺をいただきました。しかし時系列で名刺ファイルに入れていくのが精一杯の「管理」で、「活用」なんて、とてもとても、です。

当然ながら、多くの方と名刺交換させていただいても、まったく顧客獲得できません。そこで私は…
 

名刺の活用方法=顧客獲得までの道筋を2つ考えた

いただいた名刺を「活用」するために、自分の顧客獲得までの道筋を整理し直しました。

顧客獲得までの道筋とは、いわばアクションプランで、「この活動を行っていこう」と決めたのです。それが、以下の2点。

1/セミナーを行い、名刺交換先に告知する
2/名刺交換した相手に、再度、会いに行く

 
名刺交換時に「私は融資に強いコンサルタントです」とアピールしても、その後に再度コンタクトしなければ仕事の依頼はおろか、相談さえしてもらえない、複数回のアプローチが必要だと気づいたからです。

その複数回のアプローチのために、「セミナー開催をお知らせする」と「もういちど会いに行く」という2つの道筋を決めました。

「活用」方法が決まれば、自然と「管理」方法も決まってきます。私の場合は…。
 

最初はエクセルで名刺管理

セミナーの告知を行うにも、名刺交換をした方に何度も会いに行くにしても、名刺をデータベース化する必要があります。私が行ったのは、「エクセルによる名刺管理」です。

私が独立したころは名刺管理ソフトの数は多くありませんでしたし、そもそも名刺管理にコストをかけられるほどの売上がなかったのです。

名刺に記載されている全情報を入力する必要があると考えていた私は、「名前」「よみがな」「資格・肩書き」「会社・事務所名」「郵便番号」「住所」「電話番号」「FAX番号」「メールアドレス」「URL」など、すべてを転記していました。

それだけでなく、「備考欄」を作って、「セミナー」「訪問」という分類を行っていました。1枚1枚手入力でしたので、かなり時間をかけていた覚えがあります。今、考えると用途に応じて、入力内容を省いてもよかったかもしれません。

たとえば「セミナー告知」はメールで行っていたので、「よみがな」「郵便番号」「住所」「FAX番号」は必要なかったでしょう。また「訪問」する場合も、「郵便番号」「FAX番号」は不要だったと思います。

入力の手間がかかると、名刺のデータベース化へのモチベーションが下がってしまいます。もしエクセルなどで手入力する場合は、「活用方法」(=目的)に応じた項目に絞りましょう。

名刺に記載されている内容より、もっと大切な入力項目があります。それは…
 

エクセルの管理なら、属性入力が必須

名刺管理の重要ポイントは、「属性」の入力。相手はどういう方なのか、「経営者(事業者)」「士業・コンサルタント」「出版関係者」「提携先」…などの属性を、忘れず入力しておきましょう。

上記のとおり私は当初、「備考欄」に「セミナー」「訪問」としか入力していませんでした。当時の「活用方法」に沿った分類でしたが、その後に「出版」「商工会議所での講師」など事業範囲が広がっていったとき、再度の活用がしにくかったことをよく覚えています。(結局はエクセルに「属性」欄を追加することで解決)
 

現在は名刺管理ソフトを利用

今は、比較的安価(もしくは無料)で名刺管理ができるソフト(アプリ)が複数あります。

ネクストフェイズでは現在、「eight」という名刺管理ソフトを使っています。また、名刺を読み込めるスキャナーも購入したので、名刺の入力はとても楽になりました。

「eight」導入時はスキャナーを購入していなかったため、読み込みは1枚1枚携帯電話のカメラによる撮影。面倒なあまり、いただいた名刺が整理されないまま、よく溜まっていました。しかし貴重な時間はめいっぱい本業に使って、顧客に貢献したいもの。ここはぜひ、費用がかかってもスキャナーを購入しましょう。1万円くらいから、多数あります。

「eight」の有料ユーザーになると、登録した名刺データをダウンロードできるようになります。データが手元にあると、たいへん活用しやすくなりますよね。たとえば自分の顧客獲得活動を振り返って分析するときに、「手応えのある見込み客の共通点」や「ボトルネックかもしれない点」を発見しやすくなったり、事業領域を広げたいときにもビジネスアイデアが出やすくなるでしょう。
 

現在はメールマガジンにも活用

ネクストフェイズは、士業・コンサルタント・経営者に役立つ情報を「メールマガジン」という形で週に2回提供しています。このメールマガジンの登録をおすすめするのにも、名刺を活用しています。

といっても名刺交換した相手に、いきなりメールマガジンを送付したりしません。かならず相手に、事前許可をいただくようにしています。私は次のようにお話ししています。

ヒガシカワ

士業やコンサルタント・経営者に役立つ情報を
メールマガジンで週に2回発行しています

「融資」や「補助金・給付金」などの
「中小企業支援施策情報」や
「金融機関との上手なつきあい方」
「顧客獲得・集客についてのノウハウ」についてです

ご迷惑でなければ
○○さんにもお送りしたいと思っているのですが
こちらでメールアドレスを登録したら…

ご迷惑でしょうか?


 
ありがたいことに、たいていの場合は「迷惑ではないですよ」と答えてくれます。しかし初対面ということもあって断りにくい状況でしょうから、相手の様子を見ながら、できるだけ慎重に尋ねることにしています。おかげさまでネクストフェイズのメールマガジンは、順調に読者が増えてきています。
 

ちょっと脱線:士業・コンサルタントはメールマガジンを発行しよう

独立開業したら、週に1回でも、たとえ月に1回でも、メールマガジンの発行をおすすめします。定期的に読んでもらえれば親しみを持ってもらいやすくなりますし、継続的に読んでもらえることで少しずつ信頼が積み上がっていくでしょう。

信頼を持ってもらえたら、メールマガジン内で「○月○日、こんなセミナーを開催します」や「個別コンサルティングを受け付けます」などの告知を行うだけで、意外と気軽に申し込んでもらえるようになります。

そのセミナーや個別コンサルティングを受けてくださった方が、ピンポイント(有期)の経営支援や、あるいは顧問契約を結んでくれたり、また、より本格的に学べる集中講座などを申し込んでくれたりします。営業が苦手な士業・コンサルタントこそ、メールマガジン発行をぜひ検討してみてください。
 

まとめ:先に活用方法を考え、それに沿った管理ツールを選ぶ

いきなり名刺管理ソフトを購入・導入する前に、まず自分がどんな筋道で顧客を獲得していくかを考えましょう。

ネクストフェイズの名刺活用例)

1/セミナーを行い、名刺交換先に告知する
2/名刺交換した相手に、あらためてまた、会いに行く
3/メールマガジンを発行し、名刺交換時に送付していいか許可を得て送付

 
名刺の活用方法は数々ありますが、まずは自分の活用方法(顧客獲得への道筋)を決めたうえで、それにふさわしいツールを使ったデータベース化を進めましょう。


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