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取引先からのメールを読んで、不快に感じている人は結構多い

きちんと学んだことがある人は、ほとんどいません。

こんにちは。株式会社ネクストフェイズの岸田です。

ほとんどの士業の方が、毎日関わっている、ビジネスメール。

毎日、業務で必要なものであるにもかかわらず、ビジネスメールのマナーを学んだことがあるという人は、ほとんどいません。

私も、新卒で入社した会社で、3ヶ月間、缶詰になって新入社員研修を受けましたが、ビジネスメールのマナーを学ぶことはありませんでした。

そのような背景もあってか、ビジネスメールについて、このようなデータがあります。

過去1年、仕事でメールを受け取って、不快に感じたこと
・よくある   4%
・たまにある  41%
・ほとんどない 46%
・まったくない 9%

<出典:イラッとされないビジネスメール 正解 不正解/平野友朗著>

なんと、半数近くの人が、取引先からのメールで不快に感じたことがあるというのです。

また、このようなデータもあります。

不快に感じたことベスト5
・文章があいまい
・文章が失礼
・必要な情報が読みづらい
・メールが読みづらい
・文章が攻撃的

<出典:イラッとされないビジネスメール 正解 不正解/平野友朗著>

至急案件もメール?
このように、不信感を与えてしまう原因は、「メールに頼りすぎている」人が多いからと私は考えています。

よくあるのが、メールに頼りすぎて、「メールは、急ぎの要件には向かない」という特性を理解しないまま失敗しているケースです。

相手に言葉で伝えることが苦手で、電話をすることが嫌なので、なんでも要件をメールで伝える人がいます。

そのような人は、急ぎの要件があった場合でも、件名の冒頭に【至急】とつけ、急ぎの要件を伝えようとします。これは相手が不快に感じやすいケースです。

急ぎの要件の際は、訪問もしくは電話で相手に伝えるべきです。

メールを利用するとすれば、その内容を送った後に、相手に電話をするのが良いでしょう。

ビジネスメールのルールはバラバラ
そして、これが非常に難しい問題なのですが、ビジネスメールのルールは、人によってバラバラだということです。

手紙とは違い、メールの歴史はまだまだ浅く、そのルールが確立されていません。

例えば、
「株式会社ネクストフェイズ 岸田様」
「株式会社ネクストフェイズ 岸田さま」

このような「様」の使い方でも、
「仕事の相手だから、漢字を使ってあたりまえ」
という方と
「ひらがなにすることによって、堅苦しさがなくなる」
と意見が分かれます。

この他にも、人によって「メールはこうするべきだ」という意見はバラバラです。

不快に思われないよう努力するのみ
これを踏まえ、私が取っている対策は「相手の年齢や役職などの特性を見極める」ということです。

確固たるルールがない限り、相手のメールのスタイルに近づける意識をして、相手に不快に思われないよう努力するしかありません。

あなたのメールを不快だと思っても、直接、指摘してくれる人はほとんどいません。

気づかないうちに、大切なクライアントが離れていくという悲しい結末が待つのみです。

これを機に、一度、ビジネスメールのマナーを学んでみてはいかがでしょうか。

そして、クライアントの役に立てるノウハウを身につけ、信頼される士業になれば、もう怖いものはありません。

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